1)    Che cos’è l’outsourcing? 

 

In senso stretto significa esternalizzare un servizio: nel nostro caso specifico l’Outsourcing consiste nell’affidare, ad un consulente/fornitore esterno, l’elaborazione dei cedolini paga ed eventualmente delegare anche altre mansioni, quali la produzione di documenti e report, calcoli particolari, statistiche, Budget e costi del Personale, Dossier del dipendente ecc…

 

2)    La “dimensione” dell’Azienda influisce sulla decisione di affidarsi all’Outsourcing? 

 

Non ci sono limiti dimensionali, dipende dall’organizzazione all’interno dell’Azienda e dalle professionalità presenti. 

Ad esempio, se tra i dipendenti c’è una persona in grado di elaborare i cedolini paga, anche se i numeri sono molto ridotti, può avere senso mantenere all’interno l’elaborazione stessa: saranno da valutare anche i costi per la licenza del software utilizzato per l’elaborazione delle paghe e per l’aggiornamento costante del personale preposto nonché dell’eventuale consulenza necessaria per provvedere correttamente a tutti gli adempimenti collegati al mondo paghe.   

 

3)    Quando un’Azienda può avere bisogno dell’Outsourcing? 

 

Quando in Azienda non è presente una figura professionale in grado di svolgere correttamente tutti i passaggi necessari alla produzione delle paghe dei dipendenti, in particolare per mettere in sicurezza il pagamento dei contributi, tasse ed elaborazione dei cedolini, è opportuno delegare queste mansioni ad una struttura esterna che garantisca la professionalità e precisione indispensabili, data l’importanza dell’argomento. Oppure può presentarsi la necessità di esternalizzare le elaborazioni nel caso di assenza prolungata della persona addetta alle elaborazioni, ad esempio per Maternità.

 

4)    Vi sono più modalità di outsourcing ed eventualmente quali sono le rispettive caratteristiche? 

 

Ci sono fondamentalmente due tipologie di servizio: 

 

•           Service Paghe “tradizionale”; 

•           Insourcing. 

 

La differenza è molto importante! 

 

Nel primo caso l’Azienda semplicemente delega tutto ad uno studio/centro elaborazione dati il quale elaborerà le paghe al proprio interno sul proprio server. 

 

Con il servizio di INSOURCING invece l’azienda prende in carico al proprio interno la procedura Paghe, installa sul proprio pc/server o in cloud il software ed il consulente/studio si collegherà da remoto al pc/server Aziendale, utilizzando il software e gli archivi residenti nell’Azienda per elaborare le paghe. 

In questo modo l’Azienda ha il possesso degli archivi ed ha il controllo sull’utilizzo degli stessi (fornirà l’account per l’accesso al consulente): in caso di malcontento sul servizio ricevuto potrà affidare il servizio ad un altro fornitore, molto facilmente e rapidamente.  

 

5)    L’Insourcing sembra più complicato, ne vale la pena? 

 

In realtà lnsourcing dei Servizi Paghe sta ottenendo molto successo, in particolare nelle Aziende medio/grandi, dove il possesso dell’archivio delle paghe e lo storico dei dati rivestono grande importanza: non dimentichiamo che quando si cambia fornitore chi elabora le paghe col service tradizionale, generalmente “riparte da zero”, perdendo quindi tutto lo storico Aziendale dei dipendenti. 

Cambiando fornitore del servizio di INSOURCING, tutto è molto più semplice in quanto il nuovo consulente utilizzerà la piattaforma software/archivio presente in Azienda, senza problemi di continuità né necessità di importazione/conversione dati di alcun tipo. 

 

6)    Cosa succede invece se l’Azienda che utilizza il Service Paghe tradizionale vuole cambiare fornitore? 

 

È ovviamente sempre possibile ma con incognite e difficoltà tecniche maggiori. 

Il nuovo fornitore potrebbe utilizzare un software di Elaborazione Paghe diverso, non viene garantita la continuità dell’archivio storico e vanno importati (o reinseriti) i dati anagrafici dei dipendenti ed altre informazioni: questo rende l’operazione più difficoltosa, lenta e soggetta spesso ad errori ed aggravio di costi.